第一阶段：认证前自主筹备（企业独立完成，认证基础）
此阶段是企业核心准备环节，直接决定后续审核能否顺利推进，需由企业体系归口部门（如企管部、品保部）牵头，联合各业务部门落地，周期一般3-6 个月（依企业规模和基础而定）。
1.定标与团队搭建
- 确定认证标准（如单体系 ISO9001，或三体系整合），明确认证范围（覆盖的产品 / 服务、场所、部门）；
- 成立体系推进小组（高层任组长，各部门负责人为成员），配备专职体系管理员，培训内部审核员（具备有效内审员证书，人数满足全范围审核需求）。
- 按 ISO 标准要求，编制贴合企业实际的体系文件，形成四级文件架构：一级《质量 / 环境 / 职业健康安全手册》（纲领性文件）、二级《程序文件》（核心流程规范，如文件控制、内审、不合格品控制等）、三级《作业指导书 / 操作规程》（岗位具体要求）、四级《记录表单》（可追溯性凭证，如培训记录、检验报告、内审记录等）；
- 文件需经各部门会审、高层批准后发布，确保文件的符合性、适用性，避免 “照抄标准、与实际脱节”。
- 发布体系文件后，组织全公司培训（确保各岗位理解并掌握对应文件要求）；
- 按文件要求全面运行体系，连续运行至少 3 个月，并完整保留所有运行记录（培训、操作、检验、会议等），此阶段核心是 “让体系融入日常工作，而非形式化执行”。
- 内部审核：由企业内审员开展全范围审核，覆盖所有部门、所有体系条款，识别运行中的不符合项，向责任部门开具《内审不符合项报告》，要求限期整改并验证关闭，形成《内部审核报告》；
- 管理评审：由企业最高管理者主持，召集各部门负责人，评审体系运行的有效性、适宜性，分析目标达成情况、内审结果、客户反馈（或环境 / 安全问题），确定体系改进方向和资源需求，形成《管理评审报告》及改进决议。
- 挑选具备国家认可资质、与企业业务范围匹配的认证机构，优先选择服务口碑好、审核流程规范的机构；
- 与机构初步对接，确认认证范围、费用、审核周期，初步沟通企业体系运行情况，为后续正式申请做准备。
此阶段企业核心工作是提交申请材料、配合机构现场审核、及时反馈审核问题，分为 “申请受理、一阶段审核、二阶段审核” 三个核心步骤，由认证机构主导，企业全程配合。
步骤 1：正式提交申请，配合机构合同评审
- 按认证机构要求，准备并提交认证申请材料：营业执照（副本）、体系文件（手册 + 核心程序文件）、《内审报告》《管理评审报告》、企业组织架构图、认证范围说明（场所、产品 / 服务、人数）、体系运行满 3 个月的证明材料等；
- 配合机构完成合同评审：机构审核申请材料的完整性、体系运行的基本条件，企业需及时补充机构要求的缺失材料，确认审核计划、费用、双方权责，与机构签订正式《认证合同》。
- 审核形式：原则上为现场审核，机构委派审核组到企业现场；
- 企业配合工作：安排专人全程对接审核组，提供所需的体系文件、运行记录（内审、管理评审、培训等）；陪同审核组核查现场，如实回答审核员的问题，说明企业体系搭建和运行情况；接收审核组出具的《第一阶段审核报告》，若审核员提出整改要求（如文件与实际脱节、内审不规范等），需按要求限期整改，并将整改材料提交审核组验证，确保满足二阶段审核条件。
- 核心结果：审核组确认企业具备二阶段审核条件，明确二阶段审核的重点、时间和范围；若未达标，企业需完成整改后，方可启动二阶段审核。
这是初次认证的核心审核环节，为现场全面审核，审核组会覆盖企业申请认证的所有范围、所有体系条款，核心验证体系 “是否真落地、真有效”。
审核前准备：
- 企业内部开展审核前自查，确认各部门体系运行记录完整、不符合项均已关闭、现场管理符合体系要求；
- 安排各部门指定审核对接人，准备好审核所需的所有记录、文件，整理现场（如生产现场、仓库、办公区域），确保现场与文件要求一致；
- 组织内部培训，提醒各岗位人员熟悉本岗位的体系要求，能如实回答审核员的提问。
- 全程安排专人对接审核组，做好接待和沟通工作，及时协调各部门配合审核；
- 各部门按审核员要求，提供记录、文件，陪同现场核查，如实说明工作流程，不隐瞒问题、不编造记录；
- 实时记录审核员提出的问题，及时与审核组沟通，确认问题的具体内容和判定依据。
- 审核组在审核结束后，召开审核末次会议，向企业通报审核结果，分为三种情况：① 无不符合项，直接推荐发证；② 存在一般不符合项（局部偶发问题，不影响体系整体有效性）；③ 存在严重不符合项（体系核心环节失效，如关键流程未按文件执行、内审 / 管理评审流于形式）；
- 企业接收审核组出具的《第二阶段审核报告》及《不符合项报告》，明确整改期限（一般不符合项 1 个月内，严重不符合项视情况而定）。
此阶段企业核心工作是针对审核不符合项，完成系统性整改并提交验证，整改质量直接决定能否获取认证证书，需由体系归口部门牵头，责任部门具体执行。
1.分类整改，明确要求
- 一般不符合项：针对局部问题，分析直接原因，制定具体整改措施（如补充记录、优化流程、开展岗位培训等），完成整改后保留整改证据（如整改后的记录、培训签到表、现场整改照片等）；
- 严重不符合项：必须分析根本原因（而非表面原因），制定系统性纠正措施，不仅要整改问题本身，还要排查同类问题，防止复发，整改后需验证相关过程的体系有效性，保留完整的整改证据链。
- 按整改期限，将《不符合项整改报告》及全套整改证据，提交给认证机构审核组；
- 配合机构的整改验证（书面验证或现场复查），及时补充机构要求的整改材料，确保所有不符合项彻底关闭、无复发。
机构审核确认所有不符合项整改合格后，会启动证书签发流程，企业只需等待机构通知，确认证书信息（企业名称、认证范围、标准编号、发证日期）的准确性。
第四阶段：证书获取与持续维护（企业长期执行，证书有效保障）
企业获取 ISO 认证证书后，证书有效期为3 年，此阶段企业核心工作是持续保持体系有效性，配合机构的监督审核和再认证审核，避免证书暂停、撤销，实现体系的持续改进。
1. 日常体系维护（企业常态化工作）
- 严格按体系文件要求开展日常工作，保留完整的运行记录，确保体系 “落地不松懈”；
- 定期开展内部审核（至少每年 1 次，覆盖全范围）和管理评审（至少每年 1 次，由最高管理者主持），及时识别并整改体系运行中的问题；
2. 配合年度监督审核（第 1、2 年各 1 次，机构主导）
- 审核性质：属于抽样审核，机构会按规则抽样核查企业的体系运行情况（覆盖核心条款、关键部门、现场），验证体系的持续有效性；
- 企业配合：与二阶段审核配合要求一致，准备好内审、管理评审、日常运行记录，安排专人对接审核组，如实配合审核，若出现不符合项，按要求限期整改并验证关闭。
- 核心结果：监督审核通过，证书持续有效；未通过则需限期整改，整改仍不通过，机构将暂停证书。
- 审核性质：属于全面复评，等同初次认证的 “一阶段 + 二阶段审核”，机构会全面核查企业 3 年的体系运行情况、持续改进效果，验证体系是否仍符合标准要求；
- 企业配合：按初次认证的审核准备要求，完成内审、管理评审，准备好 3 年的体系运行记录，全面配合审核组的现场审核，及时整改审核不符合项；
- 核心结果：再认证审核通过，机构换发新的 3 年有效期认证证书；未通过则证书到期失效，企业需重新申请初次认证。
